Hoe je met een goede planning meer grip krijgt op je tijd. Dit thema staat centraal als 2de pijler binnen het thema time management.
Geen planning is óók een planning
Veel mensen geloven dat plannen iets is voor mensen met vaste taken, weinig afleiding of extreem veel structuur. Maar niets is minder waar. Of je nu plant of niet: je tijd wordt altijd ergens aan besteed.
Zonder duidelijke keuzes bepaal je alleen zélf niet waar die tijd naartoe gaat. Dan nemen je mailbox, je collega’s of de spoedjes in je agenda het over. En voor je het weet zit je dag vol — zonder dat je aan het belangrijkste bent toegekomen. ‘Leven in de waan van de dag’ of ‘geleefd worden’ zijn termen die dit mooi beschrijven.
Plannen is dus niet rigide. Het is juist wat zorgt voor ruimte. Voor overzicht. En voor rust. En iedereen kan leren plannen, op welke manier dan ook.
Plan je prioriteiten, niet alleen je afspraken
Een veelgemaakte fout: een agenda vol meetings, maar nergens ruimte om zelf te werken.
Als je geen tijd reserveert voor je echte werk — dat wat alleen jij kunt doen — komt het er simpelweg niet van.
Begin daarom bij je prioriteiten. Wat wil je deze week écht afkrijgen? Wat schuif je al te lang door? Wat verdient jouw focus?
Reserveer daarvoor tijdsblokken in je agenda. En behandel die blokken net zo serieus als een overleg met je manager: als een afspraak die je niet zomaar verzet.
Houd rekening met je energie
Niet elk moment van de dag is geschikt voor elk type werk.
Als je weet wanneer jij het meest scherp bent, kun je daar slim gebruik van maken.
- Plan complexe of strategische taken op je piekmomenten (voor veel mensen is dit in de ochtend, wat voor jou overigens ook helemaal anders kan zijn).
- Bewaar administratieve klusjes, mails of praktische afhandeling voor later op de dag.
- Maak geen overhaaste keuzes: energie is een schaarse bron. Gebruik die bewust.
Wie z’n planning afstemt op z’n energieniveau, haalt meer uit minder tijd.
Maak ruimte voor wat steeds terugkomt
Heb je wekelijkse terugkerende taken? Zoals rapportages, lessen voorbereiden of je administratie?
Geef die dan een vaste plek in je week. Dat voorkomt dat je er steeds over moet nadenken. Je hoeft ze niet telkens opnieuw te plannen, want je weet: donderdagmiddag is administratie.
Het maakt je planning consistenter en zorgt dat vaste taken minder gaan ‘zweven’. Pas wel op want het kan zijn dat je brein op een gegeven moment niet meer geprikkeld wordt door iets dat te vaak herhaalt is (in dit geval: in je agenda). Zo werkt ook die post-it op de spiegel (”op 1 been staan tijdens het tandenpoetsen”) na een aantal keer niet meer. Houd jezelf scherp en pas het blokje aan op het moment het niet meer werkt.
Laat ruimte over
Plannen is geen puzzel waarbij elk kwartier gevuld moet worden. Integendeel: te strak plannen leidt vaak juist tot frustratie.
Er loopt altijd iets uit. Er komt altijd iets onverwachts tussendoor.
Zorg daarom dat je 20-30% van je tijd openlaat. Mocht jij (aangaande jouw verantwoordelijkheden, niet wat je jezelf per se toezegd) nou veel brandjes blussen, wil je wellicht een groter percentage ‘flexibel’ houden. Dat geeft ruimte om te schuiven, op adem te komen en flexibel te reageren op wat zich aandient.
Plannen is niet saai, het is regie.
Het is makkelijk om je dag te laten bepalen door wat er op je afkomt. Maar wie dat structureel doet, raakt de regie kwijt.
Plannen is geen beperking. Het is een keuze vóór jezelf. Voor wat jij belangrijk vindt. Voor werk dat ertoe doet. Voor ruimte in je hoofd. Zodra je gaat zien en merken wat het jou oplevert, zul je er vanzelf de lol (en het nut) ervan in gaan zien.
Dus: kies jij voor je agenda, of laat je die door anderen bepalen?
