Afgelopen week gaf ik een ontzettend leuke en energieke training rondom één van mijn favoriete thema’s: Time Management & Het Geheim van een opgeruimde Inbox. In twee uur doken we met de groep, werknemers van een onderwijsorganisatie, diep in Outlook én in de structuur daar omheen. Want: hoe ga je eigenlijk om met e-mail in het algemeen?
De mythe van de open inbox
Veel deelnemers herkenden het: de inbox die de hele dag openstaat. “Zo hoort het toch?” Niet dus. Het bleek voor velen een eye-opener hoe inefficiënt dit eigenlijk is. We onderzochten hoe je kunt werken in vaste e-mailblokken, en vooral: wat je dan wél en níet doet in zo’n blok.
Daarnaast keken we naar slimme regels (zoals het beperken van CC’s) en hoe je proactieve e-mails schrijft — mails die duidelijkheid creëren in plaats van eindeloze pingponggesprekken.
Van 450 naar 150 handelingen
De meeste deelnemers verwerken wekelijks zo’n 150 e-mails. Toen ik vroeg of iemand wel eens in Ohio was geweest, bleef het stil. “Ik ook niet,” zei ik – ik had het lachsalvo niet verwacht, maar ga dit er wel inhouden -, “maar vandaag gaan we het wel over OHIO hebben: Only Handle It Once.”
Het principe raakte meteen een snaar. Want 150 e-mails drie keer openen betekent 450 handelingen. Met OHIO breng je dat terug naar 150 — en dat scheelt enorm in tijd, aandacht en energie.
De stap naar een Zero Inbox was snel gemaakt, inclusief de uitleg hoe je een blokje ’email verwerken’ inplant en daarna gericht met een specifieke email-actie aan de gang gaat. Dus dit betekent dat je afgaat van het altijd maar die inbox open hebben staan. Neem de regie over je inbox.
Meer rust, meer regie
Wat ik mooi vond aan deze groep: ze waren nieuwsgierig, open en bereid om hun gewoontes onder de loep te nemen. Aan het einde van de training waren er niet alleen lege inboxen, maar vooral opgeluchte gezichten.
Een opgeruimde inbox is geen doel op zich — het is een manier om meer rust te ervaren én de regie te pakken over je werkdag.
Wil jij voor jouw organisatie ook een duwtje in de rug rondom de inbox? Check dan de pagina over een Opgeruimde Inbox. Tevens kan ik dit thema breder trekken in een algemene training Time Management.
